Caseload-management: Aan de slag met een beter planbaar verzuimproces

€ 375,- (incl BTW)

Van chaos naar geplande zorg in het land van verzuim en inzetbaarheid.

Hoeveel verzuimgevallen kun je verwachten per jaar?  Hoeveel tijd is een leidinggevende bezig met het begeleiden en activeren van zijn minder inzetbare werknemers? En hoevaak moet een bedrijfsarts een probleemanalyse maken.Wist u dat ongeveer 15% van het personeel de helft van de verzuimgevallen produceert? Hoe krijg je daar meer inzicht in en grip op?

Produceren van verzuimdagen

‘Verzuimproductie’? Hoor ik u denken. Jazeker, in iedere organisatie ontstaan jaarlijks een aantal verzuimgevallen waarmee het werkproces ‘verzuim en activering’ start en door ons de verzuimproductie wordt genoemd. Door ‘verzuim en activering’ als een productieproces te zien kun je ook eenvoudig slimme technieken uit de productiewereld hierop toepassen waardoor een andere kijk en benadering kan ontstaan. Het aantal nieuwe verzuimgevallen waardoor de ‘verzuimproductie’ wordt gestart is onder normale omstandigheden redelijk goed voorspelbaar bij de grotere organisaties met meer dan 200 werknemers. Dat kun je zien aan de meldingsfrequentie (dat is het aantal nieuwe verzuimgevallen gedeeld door het gemiddeld aantal werknemers) die meestal rond de 0,9 a 1,2 schommelt. Bij kleinere organisaties of afdelingen kan de bandbreedte toenemen vanwege toevalstreffers. Als je dus het aantal werknemers kent, dan weet je bij benadering ook hoeveel verzuimgevallen er ‘geproduceerd’ gaan worden.

Maar er speelt bij deze productie nog iets bijzonders. Niet alle werknemers produceren even evenveel of even vaak verzuimgevallen. Zo zijn er bijvoorbeeld behoorlijk veel werknemers die nul verzuimdagen produceren, de welbekende nul-verzuimers. Dat is gemiddeld in Nederland 52% van de werknemers. En hoe weet je hoevaak de verzuimende werknemers verzuimen en tot hoeveel verzuimgevallen dat leidt?

Ben je benieuwd naar de verzuimproductie in jouw organisatie? in de masterclass leer je hoe je dat zelf kunt berekenen met een app https://evident-prima.nl/prima/verzuimfrequentie/

En dan begint het echte werk. Als je weet hoeveel verzuimgevallen per jaar je kunt verwachten, dan kun je een beeld maken hoeveel werk dat veroorzaakt. In de masterclass krijg je inzicht in het herstelpatroon van verzuimgevallen. In de eerste weken neemt het aantal enorm snel af, dat geldt met name voor de verzuimgevallen van de frequent verzuimers. Deze maken immers ongeveer de helft van alle verzuimgevallen uit. Aan het eind van de eerste week is het aantal al gehalveerd en na 3 weken houden we nog 25% van de verzuimgevallen over. Daarmee kun je onder andere berekenen hoeveel probleemanalyses er uiteindelijk jaarlijks per 1.000 verzuimgevallen verwacht worden. En ook krijg je een beeld hoeveel plannen van aanpak, 42e-weeks meldingen, opschudmoment en WIA-aanvragen er ontstaan. Zo maak je inzichtelijk voor je organisatie hoeveel werk er te doen staat; ook wel de caseload genoemd.

Aan het werk met de capaciteit

Als je de algemene caseload kent wil je ook weten hoevéél werk er verzet moet worden met de verzuimende werknemers (de verzuimgevallen) die moeten worden beoordeeld, begeleid en geactiveerd. Er worden activiteiten uitgevoerd door verschillende actoren zoals de leidinggevende, een casemanager, de bedrijfsarts, een arbeidsdeskundige etc. Deze hebben allemaal een eigen specifieke caseload.  Maar hoeveel tijd en kosten brengt dat met zich mee? Dat is een vraag waar veel mensen die betrokken zijn bij het werkproces ‘verzuim en activering’ mee worstelen. In de masterclass leer je dat met behulp van de app https://evident-prima.nl/prima/caseload/. Je leert hoe je zelf in beeld kunt brengen hoeveel tijd leidinggevenden besteden aan verzuim- en activering van minder inzetbare medewerkers.

Neem de bedrijfsarts z’n agenda af

In het land van verzuim en inzetbaarheid is het soms chaos. Het lijkt wel alsof we moeten vechten om de beperkte beschikbare capaciteit van bedrijfsartsen. Als er behoefte is aan een deskundig advies van bijvoorbeeld een bedrijfsarts, dan wordt er een aanvraag gedaan voor een consult. En dan is het maar afwachten wanneer de deskundige tijd heeft in zijn agenda. Gelukkig kan dat ook anders, maar dan bepaalt niet de agenda van de deskundige hoe er wordt gewerkt, maar bepaalt het eigen ‘productiemodel’ van verzuim en activering het tempo en de intensiteit van de behoefte.

Planbare zorg zorgt voor kortere wachtijden

Na de masterclass beschik je zelf over de caseload van je organisatie en heb je berekend hoeveel uren voor de bedrijfsarts (of case manager, verzuimregisseur, HR adviseur etc.) er per jaar nodig zijn voor zijn activiteiten bij je organisatie. Als je op deze wijze in beeld krijgt hoeveel uren dat van een bedrijfsarts vraagt per jaar, dan kun je die capaciteit op voorhand al inkopen omdat je weet dat het werk er ook aan zal komen. En je hebt de kosten ook nog begroot! Samen met de bedrijfsarts kun je de gegevens invullen en zorgen voor meer budgetteerbare en planbare zorg! In huidige tijd met een steeds groter tekort aan bedrijfsartsen kun je berekenen hoeveel uur ‘casemanager met taakdelegatie’ er nodig is om daarmee minder beroep te doen op de bedrijfsarts. Met de app ‘Caseload’ maak je een beeld van de inzet (aandeel en minuten) van de casemanager met taakdelegatie en voilá, daar zie je bij het jaartotaal het aantal uren. En als je de uurprijs ook invoert zie je ook de jaarlijkse kosten voor deze actor. Daarna maak je een soortgelijke beeld van de inzet van de bedrijfsarts door opnieuw de app in te vullen. Zo maak je snel en eenvoudig een getalsmatige onderbouwing in het voorstel tot een nieuwe aanpak. Met de technieken uit de wereld van productiebedrijven heb je daar een basis voor gelegd.

In een organisatie met 2.000 werknemers is berekend dat de bedrijfsarts per jaar 462 uur aan deze activiteiten zal gaan besteden, dat is ongeveer 10 uur per week oftewel 2 royale dagdelen. In de tijd dat de bedrijfsarts er is, doen zich altijd activiteiten voor uit de lijst van 20 weekblokken. Uit het caseverloop verwacht je circa 180 probleemanalyses per jaar oftewel 3 a 4 per week. En 30 bijstellingen van de probleemanalyse, dat is 1 per twee weken. Werkgevers die zelf rekenen en sturing geven, hoeven niet meer achter de feiten aan te lopen, brandjes te blussen maar vooral ook veel minder te wachten op deskundige ondersteuning. Ze kunnen nu zelf met behulp van een rekenmodel een beeld maken van wat hen te wachten staat en hierop capaciteit afstemmen en inkopen. Bovendien geeft het meer rust in het werkproces omdat de toenemende belastbaarheid van de verzuimende werknemer scherper en frequenter kan worden bijgestuurd.

Meteen aan de slag? 

Op https://evident-prima.nl kun je de gratis basisversie van beide app’s gebruiken. 

Met een account kun je inloggen op https://evident-prima.nl/prima/caseload/  en https://evident-prima.nl/prima/verzuimfrequentie/ om snel zelf de gedetailleerde berekeningen te maken. Een account kost €100 excl BTW per organisatie per jaar en je kunt hem aanvragen via herman.evers@evident-bv.nl.


Aanmelden